Gestión de Datos Maestros (MDM) en la Empresa

Una buena estrategia en la gestión de datos en una organización puede dar ventajas estratégicas, optimizar procesos, mejorar la competitividad, mejorar el proceso de toma de decisiones entre muchos otros beneficios; Pero una mala o nula estrategia de gestión de datos genera caos, problemas operativos, toma de malas decisiones, perdida de clientes, perdida de dos recursos importantes: tiempo y dinero entre muchos otros males. Dentro de una buena gestión de datos se encuentra la Gestión de Datos Maestros, en este articulo trataré de explicar de manera muy muy resumida que es y como esto puede ayudar a tu empresa a ser mas eficiente y eficaz.

Diaz, J. C. (s/f). Gestión de datos maestros. Universitat Oberta de Catalunya.

De los problemas mas graves en todas las empresas es la conformación de silos de información, por ejemplo, cuando todos tienen una visión y entendimiento diferentes de un mismo dato, cuando el total de clientes no es el mismo para todos los procesos de la empresa, cuando los datos significan cosas diferentes para los niveles operativos, tácticos y estratégicos de la empresa, pero es mas grave aun, cuando una organización posee múltiples sistemas operacionales y sus datos no se encuentran integrados entre si, causando densos procesos operativos para el cruce y consolidación de información, que en su gran mayoría son operados de manera manual haciendo uso de excel o cualquier otra herramienta, en estos casos la generación de reportes, informes y la ejecución de procesos de negocio es mucho mas tediosa, lenta y expuesta a fallos lo que causa reprocesos, perdida de tiempo, perdida de clientes etc. y es aquí donde es importante implementar al menos de manera mínima una estrategia para la gestión de datos maestros.

En términos simples, los datos maestros son un conjunto de datos críticos para la empresa que son usados por múltiples sistemas, procesos y personas a lo largo de la organización convirtiéndose en datos transversales a la organización frecuentemente definidos como datos de Oro o golden records.

Diaz, J. C. (s/f). Gestión de datos maestros. Universitat Oberta de Catalunya.

La gestión adecuada de los datos maestros puede proporcionar varios beneficios para la empresa, entre ellos:

Asegurar la coherencia y precisión de los datos críticos de la empresa.
Reducir los errores y redundancias de los datos.
Facilitar la toma de decisiones y mejorar la eficiencia operativa.
Ahorrar tiempo y recursos al evitar la necesidad de actualizar los mismos datos en múltiples sistemas.

Para ayudar en la gestión de MDM en tu organización es importante que puedas entender la clasificación de datos de una organización, segun Otto, B.; Reichert, A. (2010). Organizing master data management: findings from an expert survey. Proceedings of the 2010 ACM Symposium on Applied Computing (págs. 106-110). ACM. los datos pueden clasificarse en:

**Datos Maestros:**hacen referencia a las características de los objetos básicos de negocio dentro de una organización. Este tipo incluye datos de materiales, productos, proveedores, clientes, empleados y activos. Por ejemplo, respecto al cliente, su nombre y apellidos forman parte de los datos maestros.
Datos transaccionales: describen las transacciones comerciales y representan la entrada y salida de los procesos empresariales. Se crean constantemente en el curso de las actividades empresariales, hacen referencia a datos maestros e indican cambios en los datos de inventario. Por ejemplo, imaginemos que tenemos una cafetería: la compra de un café y una galleta para desayunar y los datos vinculados a dicha compra (importe, hora, etc.) son datos transaccionales.
Datos de inventario: hacen referencia a los niveles de existencias y cuentas. Por ejemplo, si continuamos con el tema de la cafetería, la cantidad en existencia de café, en qué fecha se compró o la fecha de caducidad son datos de inventario.

A continuación te presento unos pasos básicos que puedes usar para implementar una estrategia básica e inicial para la gestión de datos maestros en tu organización:

Identificar los datos críticos para la empresa: es importante saber cuales son los datos que se usan transversalmente en tu empresa, por ejemplo datos de clientes, proveedores, estructura organizacional, datos externos usados como el precio del Dollar, datos de tus productos y/o servicios etc.
Determinar cómo se utilizan estos datos en la organización: debes tener claro que datos son usados, como son usados, por que, por quienes y para que son usados estos datos, aquí encontrarás que en muchos casos son datos usados por interoperabilidad de sistemas, son usados manualmente por personas o transferidos a terceras partes fuera de tu organización.
Establecer políticas y procedimientos para mantener la coherencia y precisión de los datos maestros: Es super importante que definas una estrategia técnica clara y precisa que te ayude a tener bajo control esos datos, entre menos imprecisión mas eficiencia.
Crear un repositorio centralizado para almacenar los datos maestros: Es muy importante que estos datos se conviertan en la única fuente de la verdad (Golden record) en tu organización, todo sistema, persona o proceso debe basarse en este repositorio para poder ejecutar sus tareas.
Implementar herramientas de gestión de datos maestros para asegurar la calidad y coherencia de los datos: es fundamental disponer de un procesos y/o metodología que te ayude a monitorear la calidad de tus datos maestros para reaccionar a tiempo cuando se presenten imprecisiones o errores, ademas debes disponer de una ruta clara para la gestión de estos errores a tiempo.
Establecer procesos de gestión de cambios para mantener los datos actualizados y precisos: debes tener bajo control estricto los cambios en tus datos maestros, define roles, políticas, procesos y responsables que ayuden en esa tarea así como protocolos y procedimientos para evitar tanto la fuga de datos asi como la corrupción o perdida de los mismos.
Asegurar la adopción y cumplimiento de las políticas y procedimientos de gestión de datos maestros en toda la organización: La gestión de tus datos maestros debe ser el resultado de combinar efectivamente lo que denomino como el tridente del éxito: Personas, procesos y tecnología. La gestión de datos maestros mas que una herramienta o tecnología es la combinación del tridente asegúrate de tener una estrategia clara y efectiva que asegure que el tridente funciona de manera sincronizada.

Aunque los pasos anteriores pueden ayudarte a iniciar una gestión mínima de datos maestros, es importante que sepas que se requiere de la implementación de un programa de gestión de datos maestros empresarial, que inicie por la evaluación del nivel de madurez organizacional y establezca una estrategia clara y funcional para implementar el MDM y que sirva para mejorar tu organización, esto puede ser llevado a cabo por un experto en Gobierno del dato que implemente las mejores prácticas y te ayude a resolver de manera incremental, con victorias tempranas y organizada la implementación del MDM.

En conclusión, la gestión de datos maestros es esencial para garantizar la precisión y coherencia de los datos críticos de la empresa, lo que puede mejorar la eficiencia operativa y facilitar la toma de decisiones. Al seguir los pasos necesarios para implementar una estrategia de gestión de datos maestros efectiva, las empresas pueden obtener varios beneficios a largo plazo y mejorar su competitividad en el mercado.

Si quieres aprender un poco mas sobre datos maestros, tienes algún problema en tu implementación o necesitas alguna asesoría en este aspecto, puedes escribirme a fsalazars@uoc.edu y con gusto conversaremos acerca de ello.