Ciclo de vida del dato

Todo en la vida tiene un ciclo, incluso la vida misma y los datos no son la excepción, muchas veces las empresas emprenden proyectos ambiciosos de datos sin un norte ni una estrategia y mucho menos sin tener en cuenta el ciclo de vida del dato. En este articulo intentaré explicar de manera resumida que es el ciclo de vida del dato, cuales son sus fases y que significa cada una de ellas.

Los datos son un activo en la organización y una vez se tiene claro esto, debemos gestionarlo de manera eficaz y precisa, pero ¿que es el ciclo de vida de un activo?

Entendemos como ciclo de vida de un activo las diferentes etapas por las que pasa un activo desde su nacimiento hasta el fin.

Marcos Perez Gonzales

Los activos deben estar vinculados directamente a una actividad, procesos o proyecto para que tenga un valor real, en ese sentido la gestión del activo significa conocer todo el proceso y las fases por las cuales pasa desde su nacimiento hasta su fin, en el caso de los datos se define como:

Entendemos como gestión del ciclo de vida del dato el enfoque basa- do en políticas para gestionar el flujo del dato a través de uno o varios sistemas de información a lo largo de su ciclo de vida.

Marcos Perez Gonzales

En el caso de los datos como activos de valor estratégico para la toma de decisiones es fundamental comprender el valor del activo, no definiremos como calcular el valor del dato, pero si definiremos las fases del ciclo de vida de los datos, esto con el objetivo que quien lea este articulo, pueda visualizar como fluye un dato desde que nace hasta que muere y como esto debe tener un sentido organizacional para que sea eficiente y aporte valor estratégico a su organización.

Fases del Ciclo de vida del dato

En la imagen anterior, establecemos visualmente las fases por las cuales el dato pasa a través de su vida útil en una organización, comprenderlas nos ayudará a entender completamente su importancia y mas importante aún, podremos definir para nuevos proyectos o los existentes un ciclo de vida que de orden y estrategia a nuestros procesos de negocio y de analítica.

Fase 1 – Captura del dato

Cada segundo nacen nuevos datos, en todo momento en todo lugar, en las organizaciones pasa igual, es importante comprender las fuentes de datos, como se crean, quien los crea, que tipo de datos son (En un siguiente articulo hablaré de esto) su frecuencia de creación y actualización. los datos pueden nacer de 3 formas:

• Adquisición de datos: datos que han sido creados y/o recopilados de manera externa y que ahora son parte de la organización.
• Introducción de datos: Son los nuevos datos creados bien sea por personas o mediante mecanismos automatizados dentro de la misma organización.
• Recepción de señales: Son los datos creados por sensores, dispositivos normalmente en sistemas de control aunque cada vez esta fuente es mas importante dada la llegada del IoT (Internet de las cosas por sus siglas en ingles)

Fase 2 – Mantenimiento del dato

Los datos una vez creados deben ser procesados, en esta fase reciben un mantenimiento y estandarización, no se genera valor con el dato hasta el momento, solo sufre cambios tales como ajustes de formatos, ajustes de integridad, mejora de la calidad, es importante en esta fase contar con una política clara dentro de la organización que defina la estructura de los datos según su tipo, esto ayudará mucho en fases posteriores.

Fase 3 – Síntesis del dato

Aquí el dato recibe un valor agregado, usando procesos técnicos los datos pueden crear nuevos datos que agreguen contexto y valor a la organización por ejemplo: imagina que tienes de tus clientes su fecha de nacimiento y genero, ya en la fase anterior recibió mantenimiento, ahora con estos datos podrás calcular la edad de la persona y con esto puedes ahora clasificarla en una generación, esto permitirá comprender muy bien su patrón de compras y basado en las tesis generacionales podrás ofrecer productos a su medida basado en el genero y ser mas eficaz en tus campañas de marketing. Esta fase es muy importante, definirla claramente en tu negocio te brindará ventaja estratégica y el dato pasa a ser un activo de valor.

Fase 4 – Uso del dato

Esta es una de las fases mas importantes, de que sirve tener datos si nos los usas eficazmente y pasa mas de lo que imaginas, muchas organizaciones no usan los datos eficazmente. Es fundamental tener clara la necesidad de la organización y estar alineados a los objetivos estratégicos, sin esto tener datos no tiene sentido, aquí vamos a encontrar procesos de Bussines Intelligence, Machine Learning, RPA (Automatización robótica de procesos) entre otros, es importante comprender que los datos sea usados según las normas vigentes de cada país respecto a políticas de tratamiento de datos personales.

Fase 5 – Publicación del dato

Los datos y la información generada ahora son de acceso bajo un control de privilegios, compartir información puede ser fundamental para las organizaciones, muchas veces sus clientes o partners de negocio deben tener acceso a datos para complementar procesos o ejecutar proyectos, una consideración importante a tener en cuenta es que una vez que los datos sean enviados fuera de la organización se pierde control total sobre los mismos, aquí es muy importante alinearse al gobierno de datos y las políticas de privacidad, pues podrías tener problemas legales.

Fase 6 – Archivado del dato

En este punto es importante definir cuanto es el tiempo de retención que los datos deben tener según su tipo y naturaleza, al cumplir este tiempo los datos deben pasar a proceso de enfriamiento pues ya no son accedidos o usados de manera frecuente, es importante que aunque no se use los datos, estos sigan existiendo durante un tiempo mas en un espacio reservado con ese propósito, esto en caso de ser requeridos por alguna razón de cumplimiento legal o reconstrucción del pasado.

Fase 7 – Eliminación del dato

Este punto es importante y por lo general poco aplicado, los datos como cualquier activo tienen una fecha de caducidad, en ocasiones y bajo las leyes de protección de datos personales las personas pueden solicitar la eliminación total de sus datos de cualquier sistema, leyes como la GDPR en la Unión Europea o la Ley 1581 en Colombia dan ese derecho a las personas, es importante que la organización establezca claramente políticas y procedimientos bajo un gobierno de datos respecto a esta fase.

En conclusión podemos decir que si bien pocas veces se gestiona el ciclo de vida del dato en las organizaciones, este es fundamental para tener un activo de valor estratégico, puedes elegir gestionar o no el activo, pero eso influirá directamente en la eficiencia y la eficacia en la toma de decisiones, espero que este articulo te haya gustado, intente ser lo mas breve posible, en caso de querer saber un poco mas o requerir alguna consulta puedes escribirme a fsalazars@uoc.edu